Polityka prywatności i ochrona danych osobowych (RODO)
Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej homespace-nieruchomosci.pl oraz klientów biura nieruchomości HomeSpace, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
Spis treści dokumentu:
- Postanowienia ogólne i tożsamość Administratora
- Cele, podstawy prawne oraz okres przetwarzania danych
- Zakres zbieranych danych osobowych
- Odbiorcy danych osobowych i przekazywanie podmiotom trzecim
- Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
- Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych
- Dobrowolność podania danych i profilowanie
- Obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML)
- Polityka plików cookies i technologie internetowe
- Środki bezpieczeństwa danych
- Kontakt i postanowienia końcowe
§ 1. Postanowienia ogólne i tożsamość Administratora
1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Homespace Artur Dec z siedzibą w Rzeszowie przy ul. Stefana Żeromskiego 8, 35-001 Rzeszów, posiadającego NIP: 8133842245, REGON: 386681682, wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zwanego dalej „Administratorem”.
2. Administrator prowadzi działalność w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami (kod PKD: 68.31.Z) od 2020 roku pod marką handlową HomeSpace Nieruchomości.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami:
- Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”),
- Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781),
- Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344),
- Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2022 r. poz. 1648 ze zm.) oraz Ustawy Prawo komunikacji elektronicznej,
- Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2023 r. poz. 344 ze zm.),
- Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm., dalej: „Ustawa AML”).
4. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu poszanowania prywatności osób, których dane przetwarza, zapewniając, że dane są zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.
§ 2. Cele, podstawy prawne oraz okres przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane są w różnych celach i w oparciu o różne podstawy prawne w zależności od charakteru relacji łączącej Użytkownika z Administratorem:
1. Obsługa zapytań przez formularze kontaktowe oraz zapytania o oferty
Cel: udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytanie ofertowe, kontakt telefoniczny lub mailowy w sprawie wskazanej nieruchomości, przygotowanie wstępnej propozycji współpracy.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy pośrednictwa,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej komunikacji z potencjalnymi klientami i obsłudze bieżących zapytań.
Okres przechowywania: przez czas niezbędny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji, a po jej zakończeniu przez okres do 1 roku lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
2. Realizacja usług pośrednictwa w obrocie nieruchomościami (umowa pośrednictwa)
Cel: przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy pośrednictwa w sprzedaży, zakupie, najmie lub wynajmie nieruchomości (m.in. prezentacja nieruchomości, weryfikacja stanu prawnego w księgach wieczystych, kojarzenie stron transakcji, kompletowanie dokumentów do aktu notarialnego).
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy pośrednictwa, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań przed jej zawarciem,
- art. 180 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Okres przechowywania: przez czas trwania umowy pośrednictwa, a po jej wygaśnięciu przez okres przedawnienia roszczeń z umowy (zgodnie z Kodeksem Cywilnym – 3 lub 6 lat).
3. Wypełnienie obowiązków prawno-podatkowych i rachunkowych
Cel: wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe oraz przechowywanie dokumentacji księgowej.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Ustawy o rachunkowości oraz Ustawy Ordynacja podatkowa.
Okres przechowywania: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności należnego podatku.
4. Marketing bezpośredni i powiadomienia o nowych ofertach
Cel: przesyłanie drogą elektroniczną (e-mail, SMS) dopasowanych ofert nieruchomości odpowiadających preferencjom klienta.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda) w związku z art. 10 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.
Okres przechowywania: do momentu cofnięcia zgody przez klienta lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych.
5. Zabezpieczenie serwisu internetowego, zapobieganie spamowi i ochrona przed roszczeniami
Cel: przeciwdziałanie nadużyciom, ochrona formularzy przed zautomatyzowanym spamem (botami), audyt bezpieczeństwa oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie integralności infrastruktury IT oraz zabezpieczeniu dowodów na potrzeby ewentualnych sporów prawnych.
Okres przechowywania: skróty kryptograficzne adresów IP usuwane są lub retencjonowane w oknie 60 minut; logi serwera do 30 dni; dokumentacja sporna do prawomocnego zakończenia postępowania.
§ 3. Zakres zbieranych danych osobowych
Administrator przetwarza następujące kategorie danych w zależności od sposobu kontaktu:
- Użytkownicy strony wysyłający formularz: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej (e-mail), numer telefonu kontaktowego, treść wiadomości, sygnatura/numer referencyjny oglądanej oferty, adres URL strony źródłowej, data i godzina zgłoszenia, jednostronny skrót kryptograficzny adresu IP (hash sha256 z dobową solą, uniemożliwiający odtworzenie adresu IP).
- Klienci zamawiający bezpłatną wycenę SonarHome: dane podawane bezpośrednio w formularzu zewnętrznym partnera SonarHome (parametry nieruchomości: ulica, liczba pokoi, metraż, rok budowy, standard).
- Klienci zawierający umowę pośrednictwa: imię i nazwisko, adres zamieszkania/korespondencyjny, numer PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, dane nieruchomości (numer księgi wieczystej, stan prawny, tytuł prawny do lokalu), numer rachunku bankowego do rozliczeń.
§ 4. Odbiorcy danych osobowych i przekazywanie podmiotom trzecim
1. Administrator nie sprzedaje, nie użycza i nie udostępnia zebranych danych osobowych w celach komercyjnych podmiotom trzecim.
2. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym odbiorcom, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub na podstawie obowiązujących przepisów prawa:
- Dostawcom usług hostingowych i pocztowych: OVH Sp. z o.o. / OVH SAS (serwery zlokalizowane na terenie Unii Europejskiej),
- Dostawcom wsparcia informatycznego i oprogramowania: podmiotom zapewniającym utrzymanie i rozwój systemu CRM oraz serwisu www,
- Kancelariom notarialnym: wyłącznie w celu przygotowania aktu notarialnego w toku transakcji nieruchomości na wyraźne żądanie i za wiedzą klienta,
- Rzeczoznawcom majątkowym, doradcom finansowo-kredytowym oraz geodetom: wyłącznie na wyraźne zlecenie i za uprzednią zgodą klienta,
- Organom administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości: sądom, prokuraturze, Urzędom Skarbowym, Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF) – wyłącznie w granicach i w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
§ 5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
1. Bazy danych serwisu oraz poczta elektroniczna Administratora utrzymywane są na serwerach zlokalizowanych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. W związku z wykorzystaniem narzędzi analitycznych Google Analytics (kod śledzenia: G-XDXMMJ3N99) oraz map Google Maps, dostarczanych przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) / Google LLC, niektóre dane telemetryczne mogą być przesyłane do serwerów w Stanach Zjednoczonych.
3. Przekazywanie to opiera się na decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, do którego przystąpiła spółka Google LLC, co gwarantuje europejski standard bezpieczeństwa przetwarzania danych.
§ 6. Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące uprawnienia wynikające z RODO:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): prawo do uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz uzyskania ich kopii,
- Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO): prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO): w przypadkach określonych przepisami RODO (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub cofnięto zgodę),
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): czasowe wstrzymanie operacji na danych,
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
- Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO): prawo sprzeciwienia się przetwarzaniu danych opartemu na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym wobec marketingu bezpośredniego,
- Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie: bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W celu realizacji powyższych uprawnień prosimy o kontakt na adres e-mail: biuro@homespace-nieruchomosci.pl lub listownie na adres biura: ul. Stefana Żeromskiego 8, 35-001 Rzeszów.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Strona internetowa: www.uodo.gov.pl
§ 7. Dobrowolność podania danych i profilowanie
1. Podanie danych osobowych w formularzach kontaktowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przesłania zapytania, skontaktowania się z doradcą oraz uzyskania szczegółowych informacji o ofercie.
2. W przypadku zawierania umowy pośrednictwa podanie określonych danych (PESEL, dane z dokumentu tożsamości, adres) jest wymogiem ustawowym wynikającym m.in. z przepisów Ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz Ustawy AML. Brak ich podania uniemożliwia zawarcie i realizację umowy pośrednictwa.
3. Administrator nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne w sposób zautomatyzowany i nie stosuje automatycznego profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
§ 8. Obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML)
1. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 18 Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Ustawa AML), pośrednicy w obrocie nieruchomościami są instytucjami obowiązanymi.
2. W związku z powyższym, przed zawarciem transakcji kupna/sprzedaży lub najmu o określonej wartości, Administrator ma prawny obowiązek zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym:
- identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentu tożsamości ze zdjęciem,
- identyfikacji beneficjenta rzeczywistego transakcji,
- ustalenia, czy klient zajmuje eksponowane stanowisko polityczne (PEP),
- przechowywania dokumentacji transakcyjnej przez okres 5 lat zgodnie z art. 49 Ustawy AML.
§ 10. Środki bezpieczeństwa danych
1. Całość transmisji danych w serwisie chroniona jest nowoczesnym protokołem szyfrującym SSL/TLS (HTTPS) z 256-bitowym kluczem szyfrowania, co uniemożliwia podgląd lub modyfikację przesyłanych informacji przez osoby niepowołane.
2. Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie upoważnieni agenci i pracownicy biura Homespace Artur Dec, którzy zostali przeszkoleni z zakresu ochrony danych osobowych i zobowiązani do zachowania bezwzględnej tajemnicy zawodowej.
3. Serwery, na których przechowywane są dane, podlegają regularnym kopiom bezpieczeństwa oraz monitoringowi integralności.
§ 11. Kontakt i postanowienia końcowe
1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w razie zmian przepisów prawa, rozwoju technologii internetowych lub modyfikacji zakresu oferowanych usług.
2. Wszelkie pytania, wnioski lub wątpliwości dotyczące ochrony danych osobowych w biurze Homespace Artur Dec prosimy kierować na adres:
Homespace Artur Dec
ul. Stefana Żeromskiego 8, 35-001 Rzeszów
E-mail: biuro@homespace-nieruchomosci.pl
Telefon: +48 794 042 984
Data ostatniej aktualizacji: 27 września 2026 r.